Técnicas y Estrategias para la Comunicación Efectiva
La comunicación efectiva es necesaria para el éxito de proyectos en general y en particular en ingeniería de software. Implica gestionar la transmisión eficiente y precisa de información entre los participantes, utilizando técnicas y mecanismos apropiados según el contexto y la organización del proyecto (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Contexto y justificación
La diversidad de antecedentes de los stakeholders, su distribución geográfica y la evolución constante de los productos de trabajo incrementan el riesgo de malentendidos, los cuales pueden ocasionar errores costosos y retrasos significativos en los proyectos. La correcta organización de canales, la estandarización de notaciones y el uso de herramientas y procedimientos consensuados minimizan estos riesgos (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Principales Técnicas y Estrategias
Modos y Mecanismos de Comunicación
Ver también Canales y Medios en Proyectos de Software.
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Modos calendarizados: Incluyen reuniones de avance, revisiones de proyecto y cliente, inspecciones formales, y sesiones planificadas de pruebas.
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Modos basados en eventos: Incluyen solicitudes de aclaraciones, reportes de problemas, peticiones de cambio y resolución de conflictos, que requieren respuestas oportunas ante situaciones no anticipadas. (Bruegge y Dutoit, 2002).
Mecanismos Sincrónicos
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Reuniones presenciales, videoconferencias y llamadas telefónicas: Favorecen el consenso y la negociación, aunque requieren coordinación temporal y suelen ser costosos en recursos.
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Groupware en tiempo real: Permiten colaboración remota, aumentando la flexibilidad y el ancho de banda informativo(Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Mecanismos Asincrónicos
- Correo electrónico, foros, bases de datos de problemas, tableros de anuncios y repositorios documentales: Favorecen la diseminación de información perdurable y la trazabilidad, aunque sin transferir información no verbal. (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Organización y Roles
Ver también Roles y Responsabilidades en la Comunicación de Proyectos.
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El gestor del proyecto debe definir desde el inicio los canales formales e informales de comunicación, asignar roles (líderes, enlaces/liaison, moderador, secretario de actas, etc.), y asegurar la capacitación en herramientas y procedimientos.
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Es recomendable la existencia de roles cruzados (por ejemplo, API engineer, document editor, configuration manager) que faciliten la coordinación inter-equipos (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Estrategias Efectivas
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Acordar estándares: Todos los participantes deben compartir convenciones sobre notaciones, herramientas y procedimientos.
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Documentar decisiones: Registrar acuerdos y racionalidades en minutas y sistemas de tracking para referencia futura y manejo del cambio.
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Propiciar transparencia: Fomentar ambientes donde los problemas y las dudas puedan comunicarse sin temor, y donde la información relevante sea accesible a quienes la necesiten (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Herramientas de Apoyo
- Diagramas UML, plantillas documentales, sistemas de gestión de versiones y herramientas de groupware estructuran y soportan la comunicación formal en el proyecto (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).